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Mittwoch, 21. September 2016

Manpower am Messestand optimal einsetzen

Einer der entscheidenden Schritte für den erfolgreichen Auftritt auf einer Messe ist die Auswahl der Mitarbeiter, die auf dem Messestand als Standbesatzung eingesetzt werden sollen. Erst die passende Auswahl und die Schulung der Manpower erhöht die Chancen zur vereinbarten Zielerreichung und runden das Messekonzept inklusive Messestand ab. Denn ein Messeauftritt wird in erster Linie vom Standpersonal geprägt. Erwartet wird ein kompetentes, freundliches und vor allem kontaktfreudiges Team, das die Messestandpräsentation nachhaltig ergänzt. Umso wichtiger ist die richtige Auswahl.

Creeya - Modularer Messestand - Lehnhoff Hartstahl GmbHBild: Creeya - Modularer Messestand - Lehnhoff Hartstahl GmbH

Die folgenden fünf Anregungen basieren auf den Erfahrungen der Projektleiter der Expo Display Service, die seit mehr als 35 Jahren erfolgreich Unternehmen bei ihren Messeeinsätzen begleiten und unterstützen.

1. Passende Auswahl treffen

Die Auswahl der Mitarbeiter stellt die Weichen für den Erfolg der Messeteilnahme. Entscheidend für die Auswahl sind die folgenden Qualitäten:

  • Wissen
  • Kontaktfreudigkeit
  • Kommunikationsverhalten
  • Höflichkeit und Freundlichkeit
  • Stressresistenz
  • Auffassungsgabe
  • Motivation

2. Messestandleiter festlegen

Ohne Alternative ist die Festlegung eines Messestandleiters. Er ist verantwortlich für den Messeauftritt vom Aufbau des Messestandes bis zur Demontage. Damit verbunden sind die Koordination der einzelnen Massnahmen auf dem Messestand sowie der gesamte Ablauf. Als zentraler Ansprechpartner trifft er die Entscheidungen bei Problemstellungen oder bei auftauchenden Schwierigkeiten. Damit der Betrieb am Messestand nicht beeinflusst wird, sind über diese zentrale Verantwortlichkeit schnelle Lösungen möglich. 

3. Arbeitsplan festlegen

Um Dauerstress, Ermüdung oder Konzentrationsstörungen bei dem Standpersonal zu vermeiden, empfiehlt sich die Erstellung eines Einsatzplanes. Die Mitarbeiter sollten in einem rotierenden Modus für den Messedienst eingeteilt werden, der Pausen und Entspannung gewährleistet. Damit werden Fehlerrisiken weitgehend ausgeschlossen. Schliesslich stehen die Mitarbeiter über den gesamten Messezeitraum über viele Stunden im Rampenlicht und müssen stets aktive Präsenz zeigen

4. Klare Aufgabenverteilung

Es ist unumgänglich, schriftlich die Aufgaben der einzelnen Messestandmitarbeiter festzulegen. Nur so können sich die einzelnen Teammitglieder auf ihre Aufgaben konzentrieren. Anhand von Checklisten können die einzelnen Aufgaben abgearbeitet und nachverfolgt werden. Die Kriterien für selbst- oder fremdverantwortliche Entscheidungen müssen präzise festgelegt werden.

5. Schulung der Standbesatzung

Folgende Aspekte sollten dringend berücksichtigt werden:

  • Wissen vermitteln: Sämtliche Mitarbeiter müssen über ein ausreichendes, fundiertes Wissen zum Unternehmen, zur Unternehmens-CI, zu Produkten und Produktneuheiten verfügen.
  • Etikette-Regeln klären: Höflichkeit und korrektes Auftreten müssen eine Selbstverständlichkeit sein. Auch definierte Regeln gilt es am Messestand einzuhalten – beispielsweise keine leeren Kaffeetassen herumstehen zu lassen.
  • Gesprächsleitfaden besprechen: Ein präziser Gesprächsleitfaden kann den Mitarbeitern helfen, auch mit komplexen Kontaktanforderungen fertig zu werden. Gesprächssituationen sollten getestet und geprobt werden, um von Beginn an die richtige Sicherheit zu vermitteln.

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Michel Rijnberg
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